Algemene Voorwaarden, Privacyverklaring en UBO verklaring

Mr R. A. Stoker notaris, Nijmegen

Algemene voorwaarden

Artikel 1 - Partijen 

In deze Algemene Voorwaarden wordt verstaan onder:
Notaris: de in de gemeente Nijmegen gevestigde notaris mr R.A.Stoker, tezamen zowel als ieder van hen afzonderlijk, en de op zijn kantoor werkzame kandidaat-notarissen en medewerkers. 
Opdrachtgever: degene die een opdrachtbevestiging heeft ondertekend of op andere wijze een opdracht aan de notaris heeft gegeven of stilzwijgend met de opdrachtbevestiging akkoord is gegaan. Ingeval van oprichting van een rechtspersoon worden zowel (ieder van) de oprichter(s) als de rechtspersoon als hoofdelijke opdrachtgevers beschouwd. Indien een rechtspersoon handelt worden tevens de statutair bestuurders als de aandeelhouders persoonlijk als opdrachtgever beschouwd. 
Cliënt: Degene ten behoeve van wie de opdracht wordt uitgevoerd. 

Artikel 2 - Opdrachten 

1. a. Alle opdrachten worden geacht uitsluitend te zijn gegeven aan en aanvaard door de notaris, ook indien het de uitdrukkelijke of stilzwijgende bedoeling is dat een opdracht door een bepaalde persoon zal worden uitgevoerd. De werking van artikel 404 Boek 7 Burgerlijk Wetboek, dat hiervoor een regeling geeft en de werking van artikel 407 lid 2 Boek 7 Burgerlijk Wetboek dat een hoofdelijke aansprakelijkheid vestigt in het geval waarin twee of meer personen een opdracht hebben ontvangen, wordt volledig uitgesloten. 
b. Het niet onweersproken in ontvangst nemen van een ontwerpakte impliceert de erkenning van het verlenen van een opdracht. 

2. Deze Algemene Voorwaarden zijn ook van toepassing op eventuele aanvullende of vervolg- of nieuwe opdrachten van de opdrachtgever. Afwijkingen dienen schriftelijk te worden overeengekomen. Bij strijd van algemene voorwaarden van opdrachtgever met deze algemene voorwaarden, gaan de algemene voorwaarden van de notaris voor. 


3. Opdrachten worden door de notaris uitsluitend uitgevoerd ten behoeve van opdrachtgever(s); derden kunnen daaraan in generlei opzicht rechten ontlenen. Indien opdracht wordt gegeven door een ander dan de cliënt is de notaris bevoegd van cliënt een bevestiging van de opdracht te vragen. Indien hierna wordt gesproken van opdrachtgever wordt daaronder ook verstaan de cliënt, tenzij van het tegendeel uitdrukkelijk blijkt. 


4. Opdrachtgever is gehouden alle voor de uitvoering van de opdracht noodzakelijke gegevens aan de notaris te verstrekken, in te staan voor de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de verstrekte gegevens en bij wijziging in die gegevens de notaris onverwijld daarvan in kennis te stellen. De notaris is bevoegd uitvoering van de opdracht op te schorten tot het moment waarop de opdrachtgever aan de verplichting uit de vorige zin heeft voldaan. Indien de notaris, doordat opdrachtgever onjuiste, onvolledige of onbetrouwbare gegevens verstrekt, schade lijdt of extra kosten moet maken, kunnen de daaruit voortvloeiende meerkosten en eventuele schade aan opdrachtgever in rekening worden gebracht. 


5. Indien tijdens de uitvoering van de opdracht werkzaamheden worden verricht die niet vallen onder de overeengekomen opdrachtbevestiging, wordt aan de daarop betrekking hebbende aantekeningen in het dossier van de notaris, inzake tussentijds overleg tussen opdrachtgever en de notaris, het vermoeden ontleend dat deze werkzaamheden in incidentele opdracht van opdrachtgever door de notaris zijn verricht. 

Artikel 3 - Offertes 

1. Door de notaris afgegeven offertes vervallen indien deze niet binnen één maand uitdrukkelijk schriftelijk of op elektronische wijze worden aanvaard. 
De in de offertes opgenomen belastingen en verschotten zijn slechts indicatief en worden aangepast indien blijkt dat deze bij de uitvoering van de opdracht sedert het uitbrengen van de offerte gewijzigd zijn. 
2. Indien het
financiële belang van de uitgevoerde opdracht hoger is dan het belang dat is aangegeven in de offerte aanvraag wordt het verschuldigde honorarium evenredig verhoogd en afgerond in eenheden van vijfentwintig euro. 
Indien het financiele belang van de uitgevoerde opdracht lager is dan in de offerte aanvraag is aangegeven wijzigt het verschuldigde honorarium niet.

Artikel 4 - Kosten 


1. De door de notaris opgegeven kosten voor de werkzaamheden (honorarium) worden vermeerderd met de wettelijk verschuldigde omzetbelasting, verschotten en via de notaris door de opdrachtgever te betalen kosten van derden zoals kadaster en belastingdienst. 

2. Opdrachtgever is gehouden tot betaling van de bij hem/haar, inzake het verrichten van de opdracht, ingediende nota's/declaraties. Voorts is opdrachtgever gehouden tot betaling van alle door de notaris in het kader van de uitvoering van de opdracht betaalde extra kosten zoals reiskosten, kosten spoedzendingen, koerierskosten, griffierechten, taxatiekosten, vertaalkosten, kadasterkosten, leges, inschrijfkosten, recherchekosten en bankkosten, zoals spoed en telefonische overboekingen en de over de extra kosten eventueel wettelijk verschuldigde omzetbelasting; deze opsomming kan niet worden gebruikt om andere noodzakelijke niet genoemde kosten of verschotten uit te sluiten. 

3. De notaris behoudt zich het recht voor één of meer voorschotnota's in te dienen en de (verdere) uitvoering van de werkzaamheden op te schorten totdat de voorschotnota(s) is (zijn) betaald. 

4. Ingeval van annulering van een opdracht is opdrachtgever in elk geval verschuldigd de kosten van de reeds verrichte werkzaamheden (uren x tarief + omzetbelasting) en de door de notaris betaalde extra kosten, zoals hiervoor bedoeld, dan wel, ingeval de opdracht is aangenomen tegen een overeengekomen bedrag tenminste twee/derde van het overeengekomen bedrag aan honorarium tenzij het gevraagde concept van de akte op het moment van annulering reeds is vervaardigd op welk moment het gehele overeengekomen bedrag aan honorarium en de daadwerkelijk gemaakte verschotten verschuldigd zijn. 

5. Als een geplande afspraak binnen een maand voorafgaande aan de datum van de afspraak door de opdrachtgever wordt uitgesteld behoudt de notaris zich het recht voor daarvoor meerkosten aan opdrachtgever in rekening te brengen.

6. Indien de hypotheekopdracht niet voor vijf werkdagen voor de dag waarop de akte dient te worden gepasseerd door de notaris is ontvangen worden daarvoor meerkosten aan de opdrachtgever in rekening gebracht. 

7. Indien de opdrachtgever een ander is dan de cliënt, zijn beiden hoofdelijk aansprakelijk voor de betaling van de nota(s). 

8. Op verzoek van de opdrachtgever kan een specificatie van de nota worden verstrekt. Deze specificatie is beperkt tot het aangeven van het aantal aan de behandeling van de opdracht bestede uren en de data waarop aan de opdracht is gewerkt. 

UBO verklaring

Uiteindelijk belanghebbende (UBO) verklaring

Waarom een UBO formulier?
Notarissen moeten onder andere voldoen aan de wet- en regelgeving op het gebied van financieel toezicht, de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme, de Wet op het financieel toezicht en de sanctiewet- en regelgeving. Daarom zijn wij verplicht vóór het verrichten van notariële werkzaamheden ten behoeve van een rechtspersoon een cliëntenonderzoek uit te voeren.
Zonder cliëntenonderzoek kunnen wij uw zaken niet behartigen. Onderdeel hiervan is het bepalen van de uiteindelijk belanghebbende (Ultimate Beneficial Owner, afgekort tot UBO) en deze te toetsen aan de sanctielijsten. Wij vragen u daarom dringend dit formulier zo spoedig mogelijk in te vullen en aan ons te doen toekomen.

Artikel 5 - Tijdige betaling nota(s) 

1. Het eindbedrag van de nota betreffende het totstandkomen van een notariële akte moet steeds uiterlijk voor het tijdstip van het ondertekenen daarvan op de eigen bankrekening (derdengeldenrekening) van de notaris zijn bijgeschreven; een opdracht aan of bevestiging daarvan door de bankier van de opdrachtgever is daartoe niet voldoende. 


2. Iedere andere door de notaris bij opdrachtgever ingediende nota moet uiterlijk zijn bijgeschreven op de eigen bankrekening (derdengeldenrekening) van de notaris op het op de nota aangegeven tijdstip. Bij gebreke van de vermelding van een zodanig tijdstip, dient de nota binnen 14 dagen na factuurdatum te zijn bijgeschreven op de eigen bankrekening (derdengeldenrekening) van de notaris. 


3. Bij gebreke van tijdige betaling is de opdrachtgever in verzuim zonder dat enige sommatie of in verzuimstelling behoeft te hebben plaatsgevonden en is opdrachtgever de wettelijke rente verschuldigd vanaf het tijdstip dat het niet tijdig betaalde bedrag op de eigen bankrekening van de notaris had moeten zijn bijgeschreven tot de dag van de daadwerkelijke bijschrijving. Alles onverminderd de verdere rechten die de notaris ter zake kan uitoefenen. 


4. Indien de betaling binnen de daarvoor gestelde termijn uit blijft is de opdrachtgever in verzuim en wordt de openstaande vordering verhoogd met de wettelijke rente en de eventueel gemaakte buitengerechtelijke incassokosten. 


5. Alle kosten ontstaan tengevolge van gerechtelijke of buitengerechtelijke incasso van de vordering van de notaris zijn voor rekening van opdrachtgever. De buitengerechtelijke kosten zijn bij voorbaat vastgesteld op ten minste 20% van het door de notaris te vorderen bedrag met een minimum van 40 euro. 

Artikel 6 - Archivering 

1. Nadat de opdracht is uitgevoerd zal de notaris het (papieren)dossier minimaal 8 jaar bewaren. Daarna staat het de notaris vrij dit dossier te vernietigen. Bij eventuele geschillen na verloop van de termijn van 8 jaar zal de bewijslast zoveel mogelijk aan de zijde van de opdrachtgever liggen. 

Het electronische dossier blijft bewaart zolang als dat binnen de mogelijkheden van het automatiseringssysteem van het kantoor ligt.


2. De notariële akten worden bewaard op de wijze en voor de duur zoals de Wet op het notarisambt bepaalt. 
 

Artikel 7 - Aansprakelijkheid, toepasselijk recht en geschillen 

Op de aansprakelijkheid zijn van toepassing deze algemene voorwaarden en voorts de door de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB) geformuleerde algemene voorwaarden. 

1: Overeenkomstig de voorschriften van de KNB heeft elke notaris die lid is van de KNB zijn beroepsaansprakelijkheid verzekerd in overeenstemming met hetgeen voor een notaris redelijkerwijs door verzekering valt te dekken. 

.2: Indien in de werkzaamheden, die worden verricht ter uitvoering van de aan de notaris gegeven opdracht, een of meer fouten worden gemaakt, is de met betrekking tot die werkzaamheden aan de opdrachtgever(s) en derden te betalen totale schadevergoeding beperkt tot het bedrag waarvoor de aansprakelijkheidsverzekering, in voorkomend geval de notaris aanspraak op uitkering geeft vermeerderd met het bedrag van het eigen risico dat volgens de verzekeringsvoorwaarden niet ten laste van de verzekeraar(s) is. In de geldende Beroeps- en Gedragsregels van de Konionklijke Notariële Beroepsorganisatie zijn minimum normen opgenomen waar de verzekering aan moet voldoen.

3: De onder 2 omschreven aansprakelijkheidsbeperking geldt tevens voor het geval de notaris aansprakelijk is voor fouten van door hem ingeschakelde derden of voor het niet deugdelijk functioneren van door hem bij de uitvoering van de opdracht gebruikte apparatuur, software, gegevensbestanden, registers of andere zaken, geen uitgezonderd 

3: De aansprakelijkheidsbeperking als omschreven onder 2 geldt ook indien de notaris ten onrechte zijn dienst heeft geweigerd en hieruit schade is voortgevloeid. 

4: De aansprakelijkheidsbeperking als opgenomen in deze voorwaarden is tevens gemaakt ten behoeve van de waarnemer van de notaris en allen die op zijn kantoor werkzaam zijn, zodat dezen zich evenzeer op deze aansprakelijkheidsbeperking kunnen beroepen. 

5: Op de aansprakelijkheid van de notaris, zijn waarnemer en zijn medewerkers in de zin van 4. is Nederlands recht van toepassing.

6. De hiervoor geformuleerde aansprakelijkheidsbeperking geldt ook indien de opdracht niet tijdig uitgevoerd wordt of zich bij de uitvoering van de opdracht een nalaten voordoet.

7. Er geldt een Klachten- en Geschillenregeling Notariaat. Zie daarvoor www.knb.nl  ( o.a. consumentenbrochure "Spelregels voor notaris en consument") en www.degeschillencommissie.nl. Voor beslechting van geschillen is uitsluitend de Nederlandse rechter of de Geschillencommissie bevoegd. 

Artikel 8 Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme 

Op de dienstverlening van de notaris is de wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme van toepassing. 
De notaris heeft de navolgende verplichtingen: 
1. teneinde de identiteit van cliënten vast te stellen wordt een cliëntenonderzoek uitgevoerd; 
2. ingeval van een ongebruikelijke transactie of gebeurtenis dient de notaris hiervan onverwijld, zonder medeweten van de betrokken partijen, melding te doen bij de bevoegde overheidsinstantie.

Privacyverklaring

Privacy is een grondrecht. Uw persoonsgegevens worden door ons met de uiterst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd en daarmee ook uw privacy. Deze verklaring geeft informatie over hoe ons kantoor omgaat met persoonsgegevens die in het kader van onze werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.

Onze contactgegevens

Naam kantoor:            Mr R. A. Stoker notaris

Adres:                           Bijleveldsingel 28

Postcode / Plaats:      6521 AT Nijmegen

Contactpersonen:       Mr. R.A. Stoker       

e-mailadres:                kantoor@notarisstoker.nl

 

Onze dienstverlening

Ons kantoor vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:

  •     het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;
  •     om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; of
  •     voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.

 

Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt.

 

Regels persoonsgegevens bij notariële akten

Als ons kantoor een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet de notaris zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt.

1.    De persoonsgegevens die wij van u kunnen verwerken zijn:

  •         Basisinformatie zoals uw voor- en achternaam, titel, geslacht, het bedrijf waar u werkt of uw functie;        
  •          Contactgegevens zoals postadres, (mobiele) telefoonnummer of e-mailadres;
  •           Aanvullende persoonsgegevens zoals identiteitsbewijs, geboortedatum, nationaliteit en huwelijkse staat;
             
  •           Financiële informatie, zoals uw bankrekeningnummer;
  •           Alle overige personeelsgegevens die wij van of over u krijgen of die wij zelf kunnen verkrijgen en die wij gebruiken voor de hieronder genoemde doelen.

          

De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren.

2. Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.

3.  De notaris moet bepaalde (persoons )gegevens verplicht controleren in de Basisregistratie Personen (BRP), het Handelsregister en het Kadaster.

4.  De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen. De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan.

5. Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.

 

Adviezen en overige diensten

Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door ons kantoor geldt dat wij deze alleen mogen verwerken als daarvoor een rechtsgrond bestaat zoals:

  •     Voor de uitvoering van een overeenkomst;
  •     Vanwege een wettelijke verplichting;
  •     Met uw toestemming;
  •     Vanwege een gerechtvaardigd beding.

 

Bron van verwerkte persoonsgegevens

Als ons kantoor persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de ons verstrekte opdracht. De bron van die gegevens zal dan één van de volgende zijn;

  •     Openbare registers, waaronder het Kadaster en het Handelsregister;
  •      Makelaar of andere adviseur in verband met een koopovereenkomst waarin u één van de partijen bent;    
  •     Openbare bronnen en websites.

 

Op welke gronden verwerken wij persoonsgegevens?

Wij mogen uw persoonsgegevens alleen verwerken als daarvoor een rechtsgrond bestaat.

De bovenstaande verwerkingen vinden plaats op basis van een van de volgende rechtsgronden uit de AVG:

  •    Voor de uitvoering van een overeenkomst;
  •     Vanwege een wettelijke verplichting;
  •     Met uw toestemming;
  •     Vanwege een gerechtvaardigd belang.

 

Met wie delen wij persoonsgegevens?

Het kan nodig zijn dat wij uw persoonsgegevens delen met derde partijen. Dat kan in onder meer de onderstaande gevallen:

  •   Om aan wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen, bijvoorbeeld een registratie in het Kadaster, in het Centraal Testamentenregister, Centraal Levenstestamentenregister, het Handelsregister of een melding bij een toezichthouder;
  •    Externe leveranciers die wij inschakelen voor verwerkingen zoals beschreven in deze privacyverklaring , zoals onze ICT-leveranciers of een vertaalbureau.

 

Derden aan wie wij uw persoonsgegevens verstrekken zijn zelf eveneens verantwoordelijk voor de verwerking van die gegevens en voor de naleving van de AVG.

 

Persoonsgegevens worden door ons kantoor niet doorgegeven buiten de EU of aan een internationale organisatie.

 

Bewaren van uw persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk aan verjaringstermijnen).

Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de archiefwet zijn van toepassing. Notariële akten worden eeuwig bewaard.

 

Beveiliging persoonsgegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging van uw persoonsgegevens tegen te gaan.

 

Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens

Wanneer uw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken. Dit doet u door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.

 

Recht van inzage van de betrokkene

U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek in kunnen gaan, wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.

 

Recht op rectificatie

Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht

Rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijke en zal en nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte.

 

Recht op het wissen van gegevens (recht op `vergetelheid`)

Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen.

 

Recht op beperking van de verwerking

Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wil beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.

 

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wil overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.

 

Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming

Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoek kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.

 

Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kantoor

 

Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor dan horen wij dit graag via ons kantoor (e-mail: kantoor@notarisstoker.nl). U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website www.autoriteitenpersoonsgegevens.nl .

Omdat wij deze verklaring van tijd tot tijd kunnen aanpassen raden wij u aan om deze pagina regelmatig te bekijken zodat u op de hoogte bent van de wijzigingen. Als we onze privacyverklaring ingrijpend veranderen dan publiceren wij dat ook via een duidelijk bericht op onze website. Als wij uw gegevens voor een andere verwerking willen gebruiken, dan zullen wij u actief informeren.

Contact opnemen

Heeft u nog vragen of opmerkingen naar aanleiding van de Algemene Voorwaarden? Of wilt u meer informatie? Neem dan contact op of bel 024 329 78 28 voor een afspraak.